Onafhankelijk onderzoek aanbesteding viskiosk afgerond

21 oktober 2022

Op donderdag 27 oktober 2022 krijgt de Hoornse gemeenteraad een toelichting op de uitkomsten van het onafhankelijke onderzoek naar de aanbesteding van de voormalige viskiosk in de haven.

Belangrijkste conclusies

Belangrijkste conclusies zijn dat de aanbestedingsprocedure is ingericht volgens het beleid van de gemeente. Er zijn welbewuste keuzes gemaakt voor de vorm en inhoud van de aanbesteding.Op één criterium, duurzaamheid, heeft de gemeente de ingediende plannen niet consequent beoordeeld. Dit is echter niet van invloed op de uitkomst van de aanbesteding. In het voortraject was er onvoldoende regie vanuit de gemeente. Wel hebben ingrepen vanuit de ambtelijke organisatie gezorgd voor correcte besluiten over de benodigde wijziging van de omgevingsvergunning en de keuze voor een openbare aanbesteding. Ondanks het feit dat de gunning rechtmatig is verlopen, heeft dit niet kunnen voorkomen dat  verwachtingen die eerder zijn gewekt bij een lokale ondernemer, blijven voortduren. Het is volgens de onderzoeker nog steeds een belemmering voor effectieve samenwerking tussen ondernemers onderling en tussen de gemeente en ondernemers.

De openbare informatiebijeenkomst over het onderzoeksrapport is op donderdag 27 oktober 2022 en start om 20.00 uur in de raadszaal in het stadhuis.

Achtergrond

In 2019 stopte de ondernemer van de voormalige viskiosk aan het Hoofd 2b in de haven. Het college besloot om een toeristisch informatiepunt in de voormalige viskiosk te vestigen. Er volgde een openbare aanbesteding en in juli 2021 werd de kiosk gegund aan RentTourBuy. Na de aanbesteding kregen raadsleden signalen over mogelijke vooringenomenheid tijdens dat proces. Na verschillende debatten besloot de raad in december 2021 unaniem om onafhankelijk onderzoek te laten doen naar de aanloop en het proces van de aanbesteding van de kiosk.

Onafhankelijk onderzoek

Op 8 februari 2022 stelde de raad de opdracht voor het onderzoek vast. Onderzoeksbureau Partners en Pröpper voerde het onderzoek uit. De onderzoeker sprak met betrokkenen en onderzocht meer dan 1.000 documenten, e-mails en app-berichten.

Conclusies en aanbevelingen

Belangrijkste conclusies zijn:

  • De aanbestedingsprocedure is ingericht zoals is vastgelegd in de Nota Inkoop- en Aanbestedingsbeleid van de gemeente. Er zijn welbewuste keuzes gemaakt voor de vorm en inhoud van de aanbesteding en die zijn gemotiveerd in de vastgestelde inkoopstrategie. Dit om willekeur te voorkomen en in principe alle ondernemers in Hoorn de kans te geven om in te schrijven. 
  • Op één punt heeft de gemeente niet rechtmatig gehandeld tijdens de aanbesteding. Dit gaat om de puntentoekenning bij het beoordelingscriterium duurzaamheid. Tegelijkertijd constateert het onderzoeksbureau dat als de gemeente dit wel rechtmatig had gedaan, dit de uitkomst van de aanbesteding niet had veranderd. 
  • De regierol van de gemeente is in het voortraject onvoldoende professioneel uitgevoerd. Aannemelijk is dat hierdoor verwachtingen zijn gewekt bij één of meer ondernemers, die niet waar gemaakt konden worden. 
  • Wel hebben ingrepen vanuit de ambtelijke organisatie gezorgd voor correcte besluiten over de benodigde wijziging van de omgevingsvergunning en de keuze voor een openbare aanbesteding.
  • Ondanks het feit dat de gunning rechtmatig is verlopen, heeft dit niet kunnen voorkomen dat  verwachtingen die eerder zijn gewekt bij een lokale ondernemer, blijven voortduren. Het is volgens de onderzoeker nog steeds een belemmering voor effectieve samenwerking tussen ondernemers onderling en tussen de gemeente en ondernemers.
  • Er is in beginsel ingezet op een participatief en interactief proces om samen met ondernemers te komen tot het inrichten van een toeristisch informatiepunt. Voor het college was dit een uitvoeringskwestie, waartoe zij ook bevoegd is. Gaandeweg werd het proces echter politiek gevoeliger en het kreeg meer aandacht vanuit de raad. Dat is door het college niet aangegrepen om pas op de plaats te maken en samen met de raad het participatieve proces te doordenken en/of te herijken. 

Dit leidt tot de volgende aanbevelingen:

  • Richt in het vervolg een transparant en navolgbaar proces in voor verkenningen tot samenwerking met initiatiefnemers.
  • Voer als gemeente regie over het proces van samenwerking en doe dat zorgvuldig en professioneel en draag daarbij zorg voor eenheid van handelen van het college en ambtelijke organisatie.
  • Koester de checks-and-balances die aanwezig zijn in de ambtelijke organisatie; kritisch tegenwicht werkt goed. Intensiveer dit als er politiek-bestuurlijke risico’s zijn. Dit door de checks ook zichtbaar te maken via parafen, zodat transparant is dat de checks ook hebben plaatsgevonden en door wie.
  • Heroverweeg de brief van Rederij Hoorn als zijnde een bezwaarschrift en hanteer daarbij de menselijke maat, in plaats van het strikt volgen van voorgeschreven regels voor de bezwaarprocedure. Beantwoord de vraag in de brief over het beoordelingscriterium duurzaamheid alsnog en ga daarover in gesprek.

Bespreking commissie en gemeenteraad

Op donderdag 27 oktober 2022 krijgt de gemeenteraad een toelichting op het onafhankelijk onderzoeksrapport. Deze bijeenkomst vindt om 20.00 uur plaats in de raadszaal van het stadhuis aan de Nieuwe Steen 1 in Hoorn. De vergadering is ook te volgen via de livestream op www.hoorn.nl/raad. Op dinsdag 15 november wordt het onderzoeksrapport besproken in de raadscommissie. Op dinsdag 13 december stelt de raad aanbevelingen vast.