Tips voor participatie bij bouwplannen

Wist u dat de meeste bezwaren op een vergunningaanvraag komen doordat de buren niet zijn geïnformeerd? Zorg ervoor dat u minimaal de buren laat weten wat u van plan bent.  

Welke buren betrekt u?   

Betrek alle mensen die iets merken van uw plan. Denk niet alleen aan de buren naast u, maar bijvoorbeeld ook aan de buren achter u.   

Wanneer betrekt u de buren?   

Meld uw plan zo vroeg mogelijk bij uw buren. In ieder geval voordat u een eventuele vergunningaanvraag doet. 

Hoe betrekt u de buren?   

Laat met tekeningen en uitleg zien wat u van plan bent. Het beste is om hierover in gesprek te gaan met uw buren. Is dat niet mogelijk, laat dan in ieder geval met een briefje weten wat uw plannen zijn.   

Houd uw buren op de hoogte  

Het is belangrijk dat u de buren op de hoogte houdt van uw plan. Over eventuele aanpassingen in uw plan. Maar ook over wanneer de werkzaamheden van start gaan. 

Betrekken van uw omgeving? Hoe organiseert u dat bij een (ver)bouwproject of ruimtelijk initiatief met gemiddelde gevolgen? We hebben twee hulpmiddelen voor u: 

• Checklist ‘Hoe betrekt u uw omgeving’ 
• Checklist ‘Verslag van het overleg met de omgeving’ 

Checklist ‘Hoe betrekt u uw omgeving’ 

Betrekken van uw omgeving? Hoe organiseert u dat? 

Stel uzelf de vragen: 

• Wat houdt uw plan in? Wat gaat u bouwen, maken of doen? 
• Wat merken anderen van uw plan? Wat zijn de mogelijke gevolgen van uw plan voor uw omgeving? 
• Wie merken er iets van uw plan? Omwonenden, bedrijven, organisaties en eigenaren. 
• Met wie gaat u samenwerken? Kunnen anderen u helpen uw omgeving te betrekken? 

Meld uw plan zo vroeg mogelijk bij uw omgeving. 

Zo zorgt u ervoor dat de omgeving: 

• nog kan meedenken; 
• zich betrokken voelt. 

Maak een voorstel om de omgeving te betrekken 

Bedenk dan: 

• Of mensen kunnen meedenken over, meewerken aan of meebeslissen over uw plan. 
• Wie u betrekt bij uw plan. 
• Wat u verwacht van de mensen die meedoen? Geef duidelijk aan over welke onderwerpen mensen wel of juist niet kunnen meepraten. 
• Hoe u iedereen bereikt. Hoe weet iedereen van uw plan en dat ze mogen meepraten? Dat kan via bijvoorbeeld:
  • een huis-aan-huisbrief;
  • een lijst met e-mailadressen;
  • het betrekken van het bewonersoverleg uit uw buurt;
  • een publicatie in de krant. 
• Hoe u iedereen laat meepraten. Kijk op de tab Tips voor een plan met weinig gevolgen voor meer informatie. Ook online zijn er veel voorbeelden te vinden. 
• Hoe u betrokkenen laat weten wat u heeft gedaan met de resultaten. Heeft u uw plan aangepast? Zo ja, hoe? En zo nee, waarom niet? Wanneer vraagt u de vergunning aan? Wanneer gaat u bouwen? 

Checklist ‘Verslag van het overleg met de omgeving’ 

Hoe legt u de resultaten van het overleg met de omgeving vast? 

Maak op uw eigen manier een verslag van het overleg met de omgeving. Dat kan bijvoorbeeld via: 

• een verslag op papier; 
• een bouwtekening met aantekeningen; 
• een tabel; 
• een fotoverslag met bijschriften. 

Vergeet niet de betrokkenen op de hoogte te houden 

De betrokkenen bij het plan worden graag op de hoogte gebracht van het verslag. Het verslag is ook van belang voor de gemeente. De resultaten van het overleg betrekt de gemeente bij de beslissing over uw plan. 

Wat legt u vast? 

De volgende onderwerpen zijn van belang in uw verslag: 

• Welke personen en organisaties hebben op uw plan gereageerd? 
• Heeft u iedereen bereikt die u had willen bereiken? 
• Hoe heeft u deze personen en organisaties betrokken? 
• Welke mate van invloed hadden zij op het plan? Konden ze meedenken, meewerken aan het ontwerp of meebeslissen? 
• Welke ideeën, opmerkingen, belangen en eventuele bezwaren heeft het overleg opgeleverd? 
• Heeft u met de inbreng uw plan gewijzigd? En zo ja hoe?  
• Met welke opmerkingen of ideeën heeft u niets kunnen doen in uw plan en waarom niet? 
• Is uw plan veranderd of verbeterd door de participatie? Op welke manier? 
• Hoe schat u het draagvlak in voor uw plan? 
• Heeft u iedereen geïnformeerd over de vervolgstappen en het tijdpad van uw plan? 
• Zijn alle betrokkenen ervan op de hoogte dat u uw vergunningaanvraag indient?  

Voeg het verslag van het overleg met betrokkenen bij uw aanvraag voor een omgevingsvergunning. 

Voor projecten met een grote impact op de omgeving hebben we 3 checklists om u te helpen: 

• Checklist ‘onderzoeken omgeving’ 
• Checklist ‘participatieplan’ 
• Checklist ‘participatieverslag’ 

Checklist onderzoeken omgeving 

Onderzoek de omgeving van uw (ver)bouwplan of ruimtelijk initiatief 

• Wat houdt uw plan in? Wat gaat u bouwen, maken of doen en waar doet u dat? Wat gaat er gebeuren in uw bouwwerk of op uw locatie? 
• Wat merken anderen van uw plan? Wat zijn de mogelijke gevolgen van uw plan voor uw omgeving? Wat zijn de voor- en nadelen van uw plan voor anderen? 
• Wie merken er iets van uw plan? Trek een denkbeeldige lijn op ruime afstand rond uw plan. Welke omwonenden, bedrijven, organisaties en eigenaren zijn er in deze omgeving? 
• Met wie gaat u samenwerken? Misschien kunnen zij u helpen andere mensen te betrekken. 
• Het betrekken van de omgeving, wat kan dat opleveren voor uw plan? Wilt u ideeën opdoen? Wordt uw plan er beter van? Krijgt u meer draagvlak? Of kunt u bezwaren voorkomen? 

Het resultaat van deze stap legt u vast en deelt u met de contactpersoon bij de gemeente. Indien nodig krijgt u advies.  

Checklist ‘participatieplan’ 

Wat neemt u op in uw participatieplan 

• Hoe u de omgeving betrekt
  • mensen laten weten dat u een plan heeft;
  • mensen laten meedenken over uw plan;
  • mensen laten meewerken aan uw plan;
  • mensen laten meebeslissen over uw plan. 

• Wie u bij uw plan betrekt. Bij het onderzoeken van uw omgeving heeft u nagedacht over wie er iets merken van uw plan. 
• Wat verwacht u van de mensen die meedoen? Geef duidelijk aan over welke onderwerpen mensen wel of juist niet kunnen meepraten. 
• Wat u met de participatie wilt bereiken. Bijvoorbeeld:
  • nieuwe ideeën opdoen;
  • andere oplossingen voor uw probleem;
  • de mening van anderen op tafel krijgen;
  • mensen mee laten denken over de uitvoering van het plan;
  • draagvlak creëren;
  • de kwaliteit van uw plan verbeteren. 

• Hoe u iedereen van uw plan en de participatie op de hoogte stelt. Bijvoorbeeld via:
  • een huis- aan huis-brief;
  • een lijst met e-mailadressen;
  • het bewonersoverleg in uw wijk;
  • een publicatie in de krant. 

• Hoe u iedereen laat meepraten. Bijvoorbeeld via een presentatie door uw architect; het laten zien van tekeningen. Of aanwezigen vragen laten stellen; een antwoordkaart; een website of een digitaal platform? U kunt hier online veel voorbeelden van vinden. De manier die u kiest is van invloed op de resultaten die u ophaalt.  
• Hoe uw tijdspad eruit ziet. 
• Hoe u betrokken laat weten wat u met de resultaten heeft gedaan. Of u uw plan heeft aangepast. Zo ja, hoe? En zo nee, waarom niet? Of en wanneer u de vergunning aanvraag. En wanneer u gaat bouwen. 

Dit plan bespreekt u met uw contactpersoon bij de gemeente.  

Checklist participatieverslag 

Wat doet u met de resultaten van het overleg met de omgeving? 

Hoe legt u de resultaten vast? 

Maak op uw eigen manier een verslag van het overleg met de omgeving. 
Dat kan bijvoorbeeld via: 

• een verslag op papier; 
• een bouwtekening met aantekeningen; 
• een tabel; 
• een fotoverslag met bijschriften. 

Vergeet niet de betrokkenen op de hoogte te houden 

De betrokkenen bij het plan worden graag op de hoogte gebracht van het verslag. Het verslag is ook van belang voor de gemeente. De resultaten van het overleg betrekt de gemeente bij de beslissing over uw plan. 

Wat legt u vast?  

De volgende onderwerpen zijn van belang in uw verslag: 

• Welke personen en organisaties hebben op uw plan gereageerd? 
• Heeft u iedereen bereikt die u had willen bereiken? 
• Hoe heeft u deze personen en organisaties betrokken? 
• Welke mate van invloed hadden zij op het plan? Konden ze meedenken, meewerken aan het ontwerp of meebeslissen? 
• Welke ideeën, opmerkingen, belangen en eventuele bezwaren heeft het overleg opgeleverd? 
• Heeft u met de inbreng uw plan gewijzigd? En zo ja hoe?  
• Met welke opmerkingen of ideeën heeft u niets kunnen doen in uw plan en waarom niet? 
• Is uw plan veranderd of verbeterd door de participatie? Op welke manier? 
• Hoe schat u het draagvlak in voor uw plan? 
• Heeft u iedereen geïnformeerd over de vervolgstappen en het tijdpad van uw plan? 
• Zijn alle betrokkenen ervan op de hoogte dat u uw vergunningaanvraag indient?