Tips voor participatie bij bouwplannen

Welke buren betrekt u?  

Betrek alle mensen die iets merken van uw plan, bijvoorbeeld:  

• buren naast u;  
• buren tegenover u;  
• buren achter u;  
• ook de buren verderop in de straat.  

Wanneer betrekt u de buren?  

Meld uw plan zo vroeg mogelijk bij uw omgeving. Zo zorgt u ervoor dat de omgeving:  

• nog kan meedenken;  
• zich betrokken voelt.  

Waarom betrekt u uw buren? 

• Hun opmerkingen en ideeën kunnen het plan beter maken.  
• Zij merken het effect van uw plan. Bijvoorbeeld dat er minder parkeerplekken komen. Of dat de weg is geblokkeerd tijdens werkzaamheden.  

Hoe betrekt u de buren?  

U kunt op verschillende manieren het gesprek aangaan met de omgeving:   

• ga op bezoek bij de buren;  
• ga langs de deuren;   
• nodig hen uit bij u thuis.  

Met tekeningen, uitleg, foto’s of een presentatie laat u zien wat u van plan bent.  

Haalt u liever reacties op via een informatiebrief? 

• Maak een informatiebrief over uw plan en verspreid deze in de straat, wijk of dorp. 
• Voeg eventueel de tekening toe van uw plan. 
• Voeg een antwoordkaart toe. Zo geeft u de ontvanger de kans te reageren. 
• Zorg ervoor dat uw adres op de antwoordkaart staat. 

Hoe kunt u digitaal laten meepraten?

• Via een webpagina: bijvoorbeeld uw architect kan het plan laten zien op zijn website.  
• Via een digitaal reactieformulier of een e-mailadres kunnen mensen op het plan reageren.  
• U kunt een online gesprek organiseren via bijvoorbeeld Skype of Teams. 

Digitaal meepraten kan in combinatie met een bezoek aan de buren.  

Hebben uw plannen invloed op een grote groep mensen?  

Organiseer dan een inloop of informatiebijeenkomst. Let erop dat u tijdens de bijeenkomst: 

• In gesprek gaat met de aanwezigen.  
• De tekeningen van uw plan laat zien.  
• Mogelijk ook de architect een presentatie laat geven.  
• De mogelijkheid biedt om een reactie te geven. 
• Namen, adressen en contactgegevens noteert van aanwezigen. Het is wel belangrijk dat ze er toestemming voor geven dat u dit noteert.  

Waar organiseert u een inloop of informatiebijeenkomst? Dit kan bijvoorbeeld in:  

• het buurthuis;  
• een sportkantine; 
• een kerk;  
• een zaal;  
• een horecagelegenheid. 

U kunt natuurlijk ook voor andere vormen kiezen, zoals gesprekken op straat of in een winkelcentrum in de buurt. Dit is afhankelijk van de opzet die u kiest. 

Benut de locatie voor informatie  

Gaat u een bestaand pand verbouwen? Heeft uw pand een etalage? U kunt hier tekeningen ophangen. Geef de mogelijkheid om ter plaatse een reactie te geven:  

• Zorg ervoor dat de omgeving weet dat de tekeningen er hangen. 
• Doe dit bijvoorbeeld met een huis-aan-huisbrief of digitale nieuwsbrief.  
• Vermeld op de tekeningen een adres, telefoonnummer of e-mailadres.  

Vertel achteraf wat u met de reacties heeft gedaan 

Welke vorm u ook kiest om mensen bij uw plan te betrekken. Het is belangrijk dat u na afloop de mensen informeert en laat weten wat u met de reacties heeft gedaan.  

Betrekken van uw omgeving? Hoe organiseert u dat bij een (ver)bouwproject of ruimtelijk initiatief met gemiddelde gevolgen? We hebben twee hulpmiddelen voor u: 

• Checklist ‘Hoe betrekt u uw omgeving’ 
• Checklist ‘Verslag van het overleg met de omgeving’ 

Checklist ‘Hoe betrekt u uw omgeving’ 

Betrekken van uw omgeving? Hoe organiseert u dat? 

Stel uzelf de vragen: 

• Wat houdt uw plan in? Wat gaat u bouwen, maken of doen? 
• Wat merken anderen van uw plan? Wat zijn de mogelijke gevolgen van uw plan voor uw omgeving? 
• Wie merken er iets van uw plan? Omwonenden, bedrijven, organisaties en eigenaren. 
• Met wie gaat u samenwerken? Kunnen anderen u helpen uw omgeving te betrekken? 

Meld uw plan zo vroeg mogelijk bij uw omgeving. 

Zo zorgt u ervoor dat de omgeving: 

• nog kan meedenken; 
• zich betrokken voelt. 

Maak een voorstel om de omgeving te betrekken 

Bedenk dan: 

• Of mensen kunnen meedenken over, meewerken aan of meebeslissen over uw plan. 
• Wie u betrekt bij uw plan. 
• Wat u verwacht van de mensen die meedoen? Geef duidelijk aan over welke onderwerpen mensen wel of juist niet kunnen meepraten. 
• Hoe u iedereen bereikt. Hoe weet iedereen van uw plan en dat ze mogen meepraten? Dat kan via bijvoorbeeld:
  • een huis-aan-huisbrief;
  • een lijst met e-mailadressen;
  • het betrekken van het bewonersoverleg uit uw buurt;
  • een publicatie in de krant. 
• Hoe u iedereen laat meepraten. Kijk op de tab Tips voor een plan met weinig gevolgen voor meer informatie. Ook online zijn er veel voorbeelden te vinden. 
• Hoe u betrokkenen laat weten wat u heeft gedaan met de resultaten. Heeft u uw plan aangepast? Zo ja, hoe? En zo nee, waarom niet? Wanneer vraagt u de vergunning aan? Wanneer gaat u bouwen? 

Checklist ‘Verslag van het overleg met de omgeving’ 

Hoe legt u de resultaten van het overleg met de omgeving vast? 

Maak op uw eigen manier een verslag van het overleg met de omgeving. Dat kan bijvoorbeeld via: 

• een verslag op papier; 
• een bouwtekening met aantekeningen; 
• een tabel; 
• een fotoverslag met bijschriften. 

Vergeet niet de betrokkenen op de hoogte te houden 

De betrokkenen bij het plan worden graag op de hoogte gebracht van het verslag. Het verslag is ook van belang voor de gemeente. De resultaten van het overleg betrekt de gemeente bij de beslissing over uw plan. 

Wat legt u vast? 

De volgende onderwerpen zijn van belang in uw verslag: 

• Welke personen en organisaties hebben op uw plan gereageerd? 
• Heeft u iedereen bereikt die u had willen bereiken? 
• Hoe heeft u deze personen en organisaties betrokken? 
• Welke mate van invloed hadden zij op het plan? Konden ze meedenken, meewerken aan het ontwerp of meebeslissen? 
• Welke ideeën, opmerkingen, belangen en eventuele bezwaren heeft het overleg opgeleverd? 
• Heeft u met de inbreng uw plan gewijzigd? En zo ja hoe?  
• Met welke opmerkingen of ideeën heeft u niets kunnen doen in uw plan en waarom niet? 
• Is uw plan veranderd of verbeterd door de participatie? Op welke manier? 
• Hoe schat u het draagvlak in voor uw plan? 
• Heeft u iedereen geïnformeerd over de vervolgstappen en het tijdpad van uw plan? 
• Zijn alle betrokkenen ervan op de hoogte dat u uw vergunningaanvraag indient?  

Voeg het verslag van het overleg met betrokkenen bij uw aanvraag voor een omgevingsvergunning. 

Voor projecten met een grote impact op de omgeving hebben we 3 checklists om u te helpen: 

• Checklist ‘onderzoeken omgeving’ 
• Checklist ‘participatieplan’ 
• Checklist ‘participatieverslag’ 

Checklist onderzoeken omgeving 

Onderzoek de omgeving van uw (ver)bouwplan of ruimtelijk initiatief 

• Wat houdt uw plan in? Wat gaat u bouwen, maken of doen en waar doet u dat? Wat gaat er gebeuren in uw bouwwerk of op uw locatie? 
• Wat merken anderen van uw plan? Wat zijn de mogelijke gevolgen van uw plan voor uw omgeving? Wat zijn de voor- en nadelen van uw plan voor anderen? 
• Wie merken er iets van uw plan? Trek een denkbeeldige lijn op ruime afstand rond uw plan. Welke omwonenden, bedrijven, organisaties en eigenaren zijn er in deze omgeving? 
• Met wie gaat u samenwerken? Misschien kunnen zij u helpen andere mensen te betrekken. 
• Het betrekken van de omgeving, wat kan dat opleveren voor uw plan? Wilt u ideeën opdoen? Wordt uw plan er beter van? Krijgt u meer draagvlak? Of kunt u bezwaren voorkomen? 

Het resultaat van deze stap legt u vast en deelt u met de contactpersoon bij de gemeente. Indien nodig krijgt u advies.  

Checklist ‘participatieplan’ 

Wat neemt u op in uw participatieplan 

• Hoe u de omgeving betrekt
  • mensen laten weten dat u een plan heeft;
  • mensen laten meedenken over uw plan;
  • mensen laten meewerken aan uw plan;
  • mensen laten meebeslissen over uw plan. 

• Wie u bij uw plan betrekt. Bij het onderzoeken van uw omgeving heeft u nagedacht over wie er iets merken van uw plan. 
• Wat verwacht u van de mensen die meedoen? Geef duidelijk aan over welke onderwerpen mensen wel of juist niet kunnen meepraten. 
• Wat u met de participatie wilt bereiken. Bijvoorbeeld:
  • nieuwe ideeën opdoen;
  • andere oplossingen voor uw probleem;
  • de mening van anderen op tafel krijgen;
  • mensen mee laten denken over de uitvoering van het plan;
  • draagvlak creëren;
  • de kwaliteit van uw plan verbeteren. 

• Hoe u iedereen van uw plan en de participatie op de hoogte stelt. Bijvoorbeeld via:
  • een huis- aan huis-brief;
  • een lijst met e-mailadressen;
  • het bewonersoverleg in uw wijk;
  • een publicatie in de krant. 

• Hoe u iedereen laat meepraten. Bijvoorbeeld via een presentatie door uw architect; het laten zien van tekeningen. Of aanwezigen vragen laten stellen; een antwoordkaart; een website of een digitaal platform? U kunt hier online veel voorbeelden van vinden. De manier die u kiest is van invloed op de resultaten die u ophaalt.  
• Hoe uw tijdspad eruit ziet. 
• Hoe u betrokken laat weten wat u met de resultaten heeft gedaan. Of u uw plan heeft aangepast. Zo ja, hoe? En zo nee, waarom niet? Of en wanneer u de vergunning aanvraag. En wanneer u gaat bouwen. 

Dit plan bespreekt u met uw contactpersoon bij de gemeente.  

Checklist participatieverslag 

Wat doet u met de resultaten van het overleg met de omgeving? 

Hoe legt u de resultaten vast? 

Maak op uw eigen manier een verslag van het overleg met de omgeving. 
Dat kan bijvoorbeeld via: 

• een verslag op papier; 
• een bouwtekening met aantekeningen; 
• een tabel; 
• een fotoverslag met bijschriften. 

Vergeet niet de betrokkenen op de hoogte te houden 

De betrokkenen bij het plan worden graag op de hoogte gebracht van het verslag. Het verslag is ook van belang voor de gemeente. De resultaten van het overleg betrekt de gemeente bij de beslissing over uw plan. 

Wat legt u vast?  

De volgende onderwerpen zijn van belang in uw verslag: 

• Welke personen en organisaties hebben op uw plan gereageerd? 
• Heeft u iedereen bereikt die u had willen bereiken? 
• Hoe heeft u deze personen en organisaties betrokken? 
• Welke mate van invloed hadden zij op het plan? Konden ze meedenken, meewerken aan het ontwerp of meebeslissen? 
• Welke ideeën, opmerkingen, belangen en eventuele bezwaren heeft het overleg opgeleverd? 
• Heeft u met de inbreng uw plan gewijzigd? En zo ja hoe?  
• Met welke opmerkingen of ideeën heeft u niets kunnen doen in uw plan en waarom niet? 
• Is uw plan veranderd of verbeterd door de participatie? Op welke manier? 
• Hoe schat u het draagvlak in voor uw plan? 
• Heeft u iedereen geïnformeerd over de vervolgstappen en het tijdpad van uw plan? 
• Zijn alle betrokkenen ervan op de hoogte dat u uw vergunningaanvraag indient?